Comment organiser sa journée de travail pour être efficace ?

Si vous vous sentez tout le temps submergé ou au contraire que vous ne savez pas par quoi commencer ? Cet article va énormément vous aider.

Lorsque j’ai commencé ma carrière d’entrepreneur, je ne m’étais jamais préoccupé de savoir ce que je devais faire. Je faisais ce qui me semblait important et c’était tout. Le problème avec cette méthode c’est qu’il est difficile de savoir ce que vous devez faire à long terme et que vous n’avez aucune vue sur les résultats accomplis. Si vous vous posez la question  « que vais-je faire dans deux semaines et où en serais-je ? », il est probable que vous ne connaissiez pas la réponse.

journée de travail Comment organiser sa journée de travail pour être efficace ?

Après avoir étudié plusieurs méthodologies à ce sujet, j’ai réussi à organiser mes journées de travail en fonction de mes objectifs et des résultats que je voulais atteindre. J’avoue que la tentation de regarder mes emails, lire un article intéressant, ou tout simplement faire autre chose ou simplement penser à autre chose que la tâche dont je dois me préoccuper est très grande. C’est un peu comme lutter contre l’envie de boire de l’eau quand on est dans le désert. C’est très difficile. Mais avec un peu de disciple et de méthodologie, c’est possible !

Dans cet article, je vais vous montrer comment j’organise mes journées de travail selon tout ce que j’ai appris. Je serais intéressé de voir quelles sont vos méthodologie pour avancer chaque jour dans votre travail. N’hésitez pas laisser un commentaire pour dire comment vous accomplissez les tâches de votre journée à la fin de l’article.

Comment organiser sa journée de travail ?

Je commence mes journées assez tôt (vers 7h du matin) et je les finis assez tard (vers 23h). Cela me donne l’impression que les journées sont plus longues et que je peux faire plus de choses. Un de mes objectifs serait de réussir à me lever à 6h du matin et garder la même énergie que maintenant.

À la fin de la journée ou en début de matinée, j’ouvre mon fichier word « to do » (vous pouvez également prendre une feuille de papier si vous préférez mais c’est plus pratique d’utiliser word pour déplacer les tâches et les supprimer). Avant de commencer, essayez de définir un niveau de temps, d’importance pour votre business, et d’énergie que la tâche va requérir. Vous n’êtes pas obligé de répondre précisément à la question. D’ailleurs c’est impossible. Vous ne savez jamais quel imprévu peut arriver. Le but est juste de définir un ordre de grandeur selon ces trois paramètres. Cela vous permettra, de définir quelle tâche accomplir en fonction de votre état. Je vous conseille de réaliser les tâches les plus importantes lorsque votre niveau d’énergie est au top. Par contre, je vous conseille également de faire une tâche très importante pour commencer la journée. C’est un conseil qui vient de  Tim Ferris « La semaine des 4 heures » que lorsqu’on accompli une tâche importante dans la matinée, on a l’impression qu’on a fait quelque chose de productif de notre journée et qu’il nous reste beaucoup de temps pour faire le reste. C’est un sentiment positif qui donne beaucoup d’énergie pour le reste de la journée. D’ailleurs, au-dessus de mon ordinateur, j’ai écrit un mot « Master the first hour of the day » qui reflète le fait de faire quelque de productif lors de la première heure de la journée.

Voici un exemple d’une de mes listes que je prépare la veille au soir pour le lendemain. Au fur et à mesure que j’avance dans la journée, je supprime les éléments ou je les reporte.

organisation jour 1 768x1024 Comment organiser sa journée de travail pour être efficace ?

Note : je viens de perdre deux jours à cause d’un virus qui s’est installé sur mon ordinateur. Je vois clairement l’impact sur mon temps, mon énergie et mon business. Dans ces cas-là, la meilleure chose à faire est de trouver des solutions quant à votre problème (j’ai du mettre une image différente sur cet article car je dois racheter mes licences pour Microsoft word, etc.) et de réfléchir à comment limiter les impacts sur le temps que vous avez perdu. Je pense qu’une meilleure organisation de tâches est à prévoir. Par exemple, ne mettez pas trop de tâches importantes le même jour (une à deux maximum par jour). dans ce cas-là, si vous avez un problème, vous aurez également plus de temps pour trouver des solutions et les impacts seront moins importants.

J’utilise la méthode du livre « Master your workday now » de Michaël Linenberger pour faire un état général de mes tâches à réaliser. J’exploite ce système car il me permet d’avoir une vue cohérente sur les tâches que je dois réaliser le jour même et ma vision à long terme de mes mon projet.

Par contre sur le long terme, je préfère dupliquer cette stratégie pour chacun de mes projets. Cela signifie que je prends une feuille de papier et que note dessus, toutes les tâches à réaliser pour chacun de mes projets en fonction de la vision que j’en ai à long terme. Sinon, je mélange les tâches des projets au sein de la même liste et je trouve que ce n’est pas productif. Passer d’une tâche d’un projet à une autre d’un autre vous fait perdre votre concentration. Dans ce cas, j’organise mes tâches par paquet et par période. Par exemple je défini que je travaille la matinée sur tel projet et que je vais réaliser telles tâches. Cette méthode n’est applicable que si vous disposez de plusieurs projets.

De manière générale, j’ai adopté la méthodologie “GTD : s’organiser pour réussir” enseignée par David Allen. C’est une bonne méthode organisationnelle GENERALE. J’insiste car mettre en place cette méthode exactement comme décrit dans le livre est tout simplement impossible (pour moi du moins). Si quelqu’un a réussi, je serais intéressé d’en faire une interview. Sur mon bureau, j’ai deux piles de dossiers. Une pile « privée » concernant mes documents personnels. Cette pile est triée par activité. Par exemple, j’ai une pochette en plastique (mais ça pourrait être un classeur) avec « facture à payer » et une catégorie « mutuelle ». Je revois régulièrement cette pile et j’ajoute des tâches à réaliser dans ma journée de travail ou plus généralement après le travail. Ensuite j’ai une pile « professionnelle » dans laquelle mes différents projets sont séparés par pochette de plastique. Je mets au-dessus de ma pile les choses les plus importantes.

[je ne peux pas vous montrer le schéma de mon organisation word pour le moment, je le publierais dès que j'ai récup^éré tous les outils sur mon ordinateur]

Si pendant la journée des informations occupent mon esprit sur autre chose que ce que je suis en train de faire, j’en prends note, je prends une décision claire avec moi-même quant à l’action concernant ce sujet. Tout ceci, dans le but de libérer mon esprit et de me concentrer à nouveau sur ce que je faisais. C’est exactement ce qu’enseigne la méthode “GTD : s’organiser pour réussir”.

En ce qui concerne les emails, je ne les regarde que lorsque j’ai fini ma journée et éventuellement sur mon temps de midi. Je réponds à tous ceux qui me demandent moins de deux minutes à répondre et pour ceux qui me demandent plus de temps ou plus d’énergie, je les « flag » (ça signifie que je les marque comme important) et j’y réponds plus tard. C’est tout. Mais ce n’est pas facile car on est toujours tenté d’aller voir ses emails.

Enfin, je revois régulièrement ma liste des tâches à exécuter le jour même afin de savoir quelle sera ma prochaine tâche en fonction de mon niveau d’énergie et de mes priorités. Si à la fin de la journée, je n’ai pas réussi à finir toutes mes tâches et que je n’ai plus l’énergie pour continuer, je les reporte au-lendemain. J’essaie au maximum d’éviter ce genre de situation car c’est une très mauvaise habitude qui de plus a des impacts sur le business. Dans le meilleur des cas, si j’en ai la force, je réalise d’autres tâches qui se situent dans « opportunités maintenant ». À la fin de la journée, je défini quelles sont les tâches que je vais faire le lendemain. J’ai l’impression qu’en faisant comme ça, le lendemain, on sait exactement ce qu’on doit faire et à la limite on a des idées qui surgissent au cours de la soirée, voir même la nuit (je ne sais pas si vous avez déjà eu ça mais ce n’est pas toujours drôle car on est obligé de noter son idée).

J’essaie de toujours occuper mon temps de la meilleure manière. Par exemple, si je conduis, j’essaie d’écouter des conférences ou des livres audio. Par contre, si je prends le train, je préfèrerais un livre ou un article qui m’intéresse.

Et vous, comment organisez-vous votre journée ? Avez-vous des trucs pratiques pour mieux organiser votre temps ? Partagez-les avec nous en laissant un commentaire juste ci-dessous.

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Comments & Your Voice

  1. Johann
     

    Bonjour Jérémy,

    Personnellement je planifie mes objectifs de la semaine, je détermine les tâches pour atteindre ses objectifs et je les réparties par journée.

    J’essaie de rester souple et de faire en sorte de rester quand même libre de mon temps.

    Le matin est plutot consacré à la rédaction d’articles et de communiqué. L’après-midi au référencement, le marketing et la communication. Et le soir à la lecture.

    • Bonjour Johann,

      Merci pour ton commentaire.

      C’est une bonne méthode d’organisation. Mais quand prends tu du temps libre là-dedans ? Tu travailles full time sur ton blog ?

      Organiser ses objectifs en fonction de la semaine est une bonne chose. Il faut voir la “BIG picture” comme on dit et ensuite se rapprocher des tâches afin de voir comment on va organiser concrètement les évènements. C’est comme ça que je fonctionne.

      Le plus difficile dans l’organisation sont les tâches imprévues et les distractions. Une solution pour y remédier: toujours surestimer le temps nécessaire à accomplir les tâches et s’en satisfaire si on a fini plus tôt.

      • Johann
         

        Salut Jérémy,

        Désolé j’avais oublié d’activer l’alerte via email.

        Je m’organise de façon à partager mon temps entre travail, planification et temps libre, d’ailleurs ce sera le sujet de mon prochain article :)

        Johann

  2. Jupiter
     

    Bonjour Jeremy

    Bravo pour ton blog que je trouve passionnant.

    Je suis aussi entrepreneur et passionné de GTD (CF mon blog) et je trouve que cela fait du bien de partager nos méthodes de travail.

    J’ai appliqué ton idée de liste journalière que je trouve très efficace et complémentaire à l’approche GTD conventionnelle. Créer une liste heure par heure permet de mieux maîtriser son temps. j’ai donc créée la mienne (comme la tienne) pour le mois d’avril sous .page car je suis sous Mac.

    Pour mes méthodes de travail je n’ais rien de révolutionnaire

    La difficulté de l’organisation en entrepreneuriat est de deux ordres .

    1. Le contrôle des informations (Que faire et quand ?).
    J’ai tous mes projets sous omnifocus et toutes mes taches. Je me sert des dates de fin pour les choses impératives (must do) et des drapeaux pour celles que je souhaite faire. (may do). Puis je reporte par semaine les grandes lignes sur ma feuille de route (la tienne). Bien sur je pourrais m’en passer mais cela me donne un meilleur contrôle de mon temps.

    2. La perpectives (Ou vais je ?) est plus complexe. Cela consiste à prendre de la hauteur sur mes projets, ma vie, mes désirs, mes envies… Sans refaire GTD je prends du temps pour réfléchir à mon marché et travailler mes projets. Je défini donc mes objectifs et ma stratégie. Puis j’essaye de relier cela à mes projets. Le but comme thymothy Ferris est d’en faire le moins possible mais ce qui est réellement nécessaire.

    3. Enfin je bosse sur mes projets. façon GTD ou pas.
    Je me concentre sur un sujet j’essaye de trouver des solutions.

    Il n’y a pas de méthode miracle. L’entrepreneuriat c’est svt de la sueur et des larmes. C’est aussi énormément de moments de bonheur. Une façon de donner un sens à sa vie et au temps qui passe. Je suis dans l’investissement en immobilier d’entreprise. Je fais donc un métier difficile et aléatoire. Mais j’entame ma 6 éme année à mon compte et je suis heureux. Je n’ais qu’un voeux continuer et ne plus jamais devoir re devenir salarié. Ce n’est pas gagné, ni facile. Mais c’est l’oeuvre de ma vie. En tant que salarié j’étouffais. Maintenant j’ai l’impression de naître tous les matins et de sentir le temps qui passe.

    • Bonjour Jupiter ?

      Merci de ton commentaire très intéressant sur le retour de ton expérience face à la méthodologie GTD.

      Comme tu le dis, ce que j’ai essayé de faire est de simplifier cette méthodologie de manière à être efficace et productif et toujours sans stress. Le but du jeu est de bien programmer les tâches pour ne pas être dépassé.

      Oui, l’Entrepreneuriat n’est pas quelque chose de facile mais c’est un enseignement extrêmement riche. Le but de ce blog est d’aider les autres à éviter trop de larmes et plus de moment de bonheur ;)

  3. MarieEve
     

    S’organiser, c’est le mal de nombreuses personnes, et pas que dans la vie professionnelle!

    J’ai toujours du mal avec les principes d’organisation. Même le fameux “Faire tout-de-suite ce qui se fait en moins de 2 minutes” prend du temps: ça m’arrive d’avoir une tâche de “moins de deux minutes” qui requiert une autre tâche elle-aussi “de moins de 2 minutes” puis encore une… au final, on perd du temps à passer d’une tâche à l’autre et l’ensemble prend plus d’une demi-heure… mais il faut bien avouer que si j’avais noté ces mini-tâches pour les faire ultérieurement, ça m’aurait pris encore plus de temps !

    Côté gestion du temps, j’utilise eggtimer quand c’est très serré (je devrais l’employer plus souvent) et des listes en “veux-tu en voilà” par thèmes, par projet, par jour, par semaine, par tâche complexe… peut mieux faire!

  4. Bonjour Marie Eve,

    Oui, tu as raison. En expérimentant toutes ces techniques au fil du temps, la seule chose que je pense (en ce moment) c’est qu’il faut avancer. Et pour avancer, il faut réaliser des tâches dans une certain ordre qui répondent à nos objectifs. Le mieux est de trouver les chemins qui nous y mènent le plus rapidement. D’où la nécessité des outils de productivité, etc.

    Au final, je pense juste qu’il est nécessaire de faire les choses de la meilleure manière que vous pouvez les faire afin de voir votre projet avancer. Découper votre projet en étapes et vos étapes en tâches.

    Sur ce, bon courage !

  5. Charly
     

    La liste des tâches quotidiennes ou hebdomadaires me paraît indispensable, je l’ai toujours appliqué !

    Pour garder le cap et savoir où je vais dans un projet de plusieurs mois, tout en restant serein vis-à-vis du reste à faire, j’utilise un bon vieux planning GANTT customisé, sous Excel.

    J’y fait apparaître les thèmes, les actions, leur positionnement dans le temps, les acteurs, le niveau d’avancement et le statut (un simple smiley!), ainsi que les principaux jalons. Tout ça avec un super code couleur pour tout voir du premier coup d’oeil. N’hésitez pas à me contacter via mon blog pour avoir un exemple de ce fameux fichier ;-)

    • Christophe
       

      Bonjour Charly,

      je serais très intéressé de pouvoir avoir un exemple de ce fameux fichier.
      Mais comment retrouver ton blog? Merci de m’envoyer le lien.
      Bye

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